Электронный документооборот
Экономия времени и ускорение процессов. В бумажном документообороте много ручных операций: печать, подписание, сканирование, отправка курьером или почтой. В ЭДО документ подписывается и отправляется за минуты, а маршруты согласования можно автоматизировать. Например, счёт-фактура доходит до контрагента сразу после формирования, а не через 2−5 дней.
Снижение затрат. Уходят расходы на бумагу, печать, конверты, курьерскую доставку, хранение архивов. Кроме того, уменьшается потребность в офисных площадях под архивы.
Надёжность и юридическая значимость. Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют такую же юридическую силу, как бумажные с собственноручной подписью. Операторы ЭДО обеспечивают защиту данных и фиксируют все действия с документом (кто, когда и что сделал) — это удобно при спорах.
Прозрачность и контроль. В системе видно статус каждого документа: «отправлен», «получен», «подписан», «отклонён». Можно настроить уведомления и отчёты, чтобы отслеживать сроки согласования и оплаты.
КАК НАЧАТЬ ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ЭДО С НАМИ
Ниже — пошаговый план, который подойдёт большинству компаний.
ШАГ 1. ПРОВЕРЬТЕ, ЕСТЬ ЛИ У ВАС ЭДО
Чтобы начать пользоваться ЭДО, нужно оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП),
подключиться к оператору электронного документооборота и настроить процессы внутри компании.
ШАГ 2. ДОБАВЬТЕ НАС В СПИСОК КОНТРАГЕНТОВ
В вашей системе ЭДО нужно найти нашу компанию по ИНН/КПП (9701103804/ 774301001)
и отправить приглашение к обмену документами
(наш оператор ЭДО «Калуга Астрал» идентификатор 2AE2E533F65-520B-4242-8546-B0F69D5E6AFE)
После того как мы его примем, связь будет установлена.
Если отправить приглашение не получилось, пришлите нам на почту edo@ecotech161.ru
информацию с наименованием вашего оператора и идентификатором ЭДО, также наименование Вашей организации и номер договора с Нами. После того как мы его получим, отправим Вам приглашение в ЭДО.
После того как Вы его примете, связь будет установлена.
ШАГ 3. ПОДПИШИТЕ СОГЛАШЕНИЕ ОБ ЭДО
Мы направим вам соглашения об обмене электронными документами. Документ также подписывается электронно с помощью КЭП.
ШАГ 4. ЗАПУСТИТЕ ОБМЕН
После подписания соглашения об ЭДО можно переходить на регулярный обмен документами.